Démarrer avec First Software
- Lysanne (Unlicensed)
Importation de fichiers existants (méthode recommandée)
Commencez par importer les comptes annuels d'une période précédente dans First Software par le menu "home"
Télécharger les documents déjà deposés par l'outil de BNB (consult) et importez les fichiers par cliquer sur “importer fichiers déposés”.
Migrer les fichiers de notre ancien logiciel First Comptes Annuesl (fichiers DF1) par le bouton "Commencez migration".
Après avoir suivi l'assistant d'importation, les dossiers sont automatiquement créés. Le fichier crée également les périodes liées aux comptes annuels importés et sous cette période, vous trouverez le document des comptes annuels dans la section "Documents" :
Pour commencer à créer de nouveaux comptes annuels, vous devez ajouter une nouvelle période dans le dossier souhaité. Dans l'aperçu de la période, cliquez sur le bouton "+" en haut :
Il est important que vous créez tous vos documents dans la correcte période et que les périodes correspondent. Par exemple, fin de l'exercice financier 31/12/2022 et début de la période suivante 01/01/2023. Ceci est également important dans le cas d'un exercice prolongé ou raccourci.
Ainsi, la structure de vos fichiers reste claire et le transfert de données entre les documents d'une période précédente se déroule sans problème.
Ensuite, créez un nouveau document dans la nouvelle période :
Suivez les étapes de l'assistant et sélectionnez le protocole approprié pour votre compte annuel :
Vous pouvez déjà remplir les données de l'exercice précédent par le biais de la fonction "Transférer les données d'une période précédente". Dans l'assistant, les comptes annuels de la période précédente (consécutive) sont automatiquement présentés s'ils sont préparés dans le même schéma que celui choisi pour la période en cours.
Après avoir créé le document, vous pouvez toujours copier les données par le menu "plus" et sélectionner "copier la période". Toutefois, vous ne pourrez sélectionner que les documents créés dans le même schéma :
Après avoir copié les données, vous constaterez que toutes les données de l'exercice précédent ont été copiées, ainsi que les données d'identification, les administrateurs et les auditeurs, ... Toutes les sections complétées apparaîtront en gras dans la table des matières.
Importer les données comptables de l'exercice en cours
Vous pouvez choisir d’importer une balance provisoire dan le compte annuel. Les chiffres seront liés à cette période du dossier et pourront être réutilisés dans plusieurs documents de cette période (comptes annuels et déclarations d’impôts si vous disposez de ce module).
Cliquez sur l'icône suivante :
Vous pouvez lier les comptes à certains codes du compte annuel par filtres d'importation. Vous trouverez de plus d'informations sur les filtres d'importation dans la rubrique Filtres.
Lorsque vous importez une balance provisoire dans un fichier, l'assistant de filtre d'importation s'ouvre automatiquement pour établir ce lien. Ensuite, vous pouvez toujours apporter des modifications par cliquez sur le bouton:
Une fois que vous avez suivi ces étapes, vous pouvez compléter les données manquantes.
Pour finaliser un compte annuel et le rendre prêt à être déposé, tous les contrôles de la BNB doivent être résolus. Vous pouvez accéder aux contrôles à tout moment en sélectionnant la section "contrôles" dans la table des matières :
L'écran des contrôles peut être déplacé ou placé sur un autre écran en cliquant sur l'icône suivante :
Les contrôles sont calculés en temps réel, c'est-à-dire qu'ils apparaissent immédiatement et disparaissent si les données des états financiers sont modifiées.
Une fois que le compt annuel est complété et que les contrôles ont été résolus, vous pouvez choisir de les déposer. Cela peut être fait en format PDF ou digital.
PDF : Cliquez sur l'icône d'impression en haut de votre déclaration (notez que vous devez également arroundir votre déclaration ;
Dépôt digital : Cliquez sur l'icône de la banque nationale, votre fichier ZIP avec toutes les données nécessaires sera enregistré. Vous pouvez maintenant le télécharger sur CBSO (application de dépôt NBB)
