Commencer à utiliser First Manager

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Last updated: dec. 07, 2021 by Lysanne
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Première fois que vous utilisez First Manager? Nous vous recommandons de parcourir la page suivante afin de vous repérer facilement dans le programme.

Paramétrage

  1. Dirigez-vous vers le menu le nom de l'entreprise/Home > Options.
  2. Dans l'onglet First Comptes Annuels, remplissez le First répertoire d'installation (par default: C:\Program Files (x86)\Intersentia\First)
  3. Dans l'onglet Companyweb, remplissez vos données de Companyweb afin de pouvoir importer automatiquement les données d'un dossier.

Créer des dossiers

Importer des dossiers avec un fichier Biztax (méthode de préférence)

Pour pouvoir récupérer les données de la dernière déclaration, il est conseillé d'importer le fichier Biztax le plus récent déposé. Si vous ne retrouvez plus ce fichier sur votre ordinateur, vous pouvez le télécharger du site web de Biztax (https://finances.belgium.be/fr/E-services/biztax). De cette manière, toutes les données du dossier sont automatiquement remplies.

  1. Cliquez en haut sur le nom de l'entreprise/Home et sélectionnez Importer fichier Biztax.



  2. Vous recevez l'écran suivan t:



  3. Cliquez sur  pour sélectionner le fichier.
  4. Cliquez sur Suivant. Vous recevez l'écran suivant:



  5. Cliquez sur Suivant et Terminer. Dans l'aperçu des dossiers, vous voyez le dossier importé:



  6. Ce dossier doit encore être lié à un schéma englobant pour activer les rapports financiers et le lien avec la déclaration. Mettez la souris sur le dossier et cliquez en-dessous sur le crayon:



  7. Vous recevez l'écran suivant :



  8. Dans l'onglet Général, vous pouvez vérifier les données et ajouter si c'est nécessaire.

    Pour faire le lien entre First Software et First Comptes Annuels correctement, le code du dossier dans First Software doit correspondre au Nom de dossier dans First Comptes Annuels.

    1. Copiez le code que vous avez introduit ci-dessus dans le champ Code.

    2. Démarrez First Comptes Annuels.

    3. Cliquez sur pour ouvrir le fichier de données.

    4. Cliquez avec la touche droite de la souris sur le dossier (ligne avec le livre bleu) et sélectionnez Propriétés. Vous recevez l'écran suivant :

    5. Coller le code de First Manager dans le champ Nom de dossier.

  9. Si vous avez un abonnement sur First Comptes Annuels, vous pouvez indiquer dans l'onglet FIrst Comptes Annuels où se trouve le fichier de données de ce dossier (le fichier que vous avez ouvert ci-dessus).
  10. Dans l'onglet First Manager, vous pouvez lier le dossier à un schéma des comptes :



  11. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les données.

Créer un nouveau dossier

Si vous ne disposez pas d'un fichier Biztax ou si vous voulez créer un nouveau dossier, vous pouvez suivre les étapes ci-dessous:

  1. Dirigez-vous vers le menu le nom de l'entreprise/Home > Dossiers.
  2. Cliquez sur pour créer un nouveau dossier. Vous recevez l'écran suivant:



  3. Dans l'onglet Général, vous pouvez remplir des données du dossier.

    Pour faire le lien entre First Software et First Comptes Annuels correctement, le code du dossier dans First Software doit correspondre au Nom de dossier dans First Comptes Annuels.

    1. Copiez le code que vous avez introduit ci-dessus dans le champ Code.

    2. Démarrez First Comptes Annuels.

    3. Cliquez sur pour ouvrir le fichier de données.

    4. Cliquez avec la touche droite sur le dossier (ligne avec le livre bleu) et sélectionnez Propriétés. Vous recevez l'écran suivant:

    5. Coller le code de First Manager dans le champ Nom de dossier.

  4. Si vous avez un abonnement sur First Comptes Annuels, vous pouvez indiquer dans l'onglet First Comptes Annuels où se trouve le fichier de données de ce dossier (le fichier que vous avez ouvert ci-dessus.
  5. Dans l'onglet First Manager, vous pouvez lier le dossier à un schéma des comptes :



  6. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder les données.

Créer une nouvelle période

  1. Cliquez sur un dossier pour voir l'aperçu des périodes. Quand vous avez créé un dossier en important un fichier Biztax, vous recevez l'écran suivant :



  2. Cliquez en haut sur pour créer une nouvelle période. Vous recevez l'écran suivant:



  3. La date initiale et finale sont proposées automatiquement. Si vous voulez, vous pouvez encore les modifier. Cliquez sur Enregistrer pour créer la période.
  4. La période créée apparaît dans l'aperçu:

Importer des données dans une période

  1. Sélectionnez un dossier et une période. Lorsque vous avez lié votre dossier à un schéma des comptes, vous entrez dans une balance provisoire vide :



  2. Cliquez en haut sur  pour importer une balance provisoire. Vous recevez l'écran suivant :



  3. Cliquez sur Suivant. Vous recevez l'écran suivant :



  4. Cliquez sur pour choisir le fichier que vous voulez importer.
  5. Sélectionnez le format souhaité.
  6. Cliquez sur Suivant. Vous recevez l'écran suivant:



    Vous voyez ici un aperçu des données. En haut, vous avez les options suivantes :
    1. La première ligne contient des titres de colonnes. Vous pouvez cochez la case.
    2. Sauter les lignes dans lesquelles débit et crédit sont zéro. Vous pouvez cochez cette case si vous voulez seulement importer les lignes pour lesquelles la valeur n'est pas égale à zéro.
  7. Cliquez sur Suivant pour continuer. Vous recevez l'écran suivant :


  8. Si vous avez déjà importé une balance provisoire, celle-ci est automatiquement écrasée en important une deuxième fois. Si vous choisissez d'ajouter la nouvelle importation aux chiffres déjà importées, vous devez cochez Ajoutez la nouvelle balance provisoire.
  9. Ici, vous pouvez décochez les lignes que vous ne souhaitez pas importer. Cliquez sur Suivant pour continuer. Les comptes seront créés. Quand la création est finie, vous recevez l'écran suivant:



  10. A gauche, vous voyez les comptes importés, à droit les comptes du schéma englobant. Tous les comptes doivent être liés une fois au compte englobant correspondant. Vous pouvez le faire en les traînants du gauche à droit.
  11. Si les codes des comptes correspondent, ils peuvent être automatiquement liés par l'icône . Vérifiez certainement si tous les comptes sont liés correctement.
  12. Quand vous êtes prêt, vous pouvez cliquez sur Suivant et Soumettre. Les comptes seront importés:

Comptes du dossier

Si vous n'avez pas lié tous les comptes pendant l'importation (par exemple parce qu'il y avait de doute ou un compte non-existant) ou si vous voulez relier un compte, vous pouvez le faire après de la manière suivante :

  1. Cliquez en haut sur le dossier dans lequel vous êtes en train de travailler et sélectionnez Comptes du dossier:



  2. A gauche, vous voyez les comptes non-attribués, à droit le schéma englobant. Vous pouvez ici faire de nouveaux liens ou modifier les liens existants.

Fonctionnalités de la balance provisoire

Modifier le view

Le view par défaut contient toutes les colonnes disponibles et visualise tous les comptes. Si vous voulez modifier le view, vous pouvez le faire en cliquant au droit de balance provisoire sur le plus . Vous recevez l'écran suivant :

  • Titre: choisissez un nom pour le view.
  • Colonnes: choisissez les colonnes que vous voulez voir.
  • Etat: choisissez les états que vous voulez voir.
  • Si vous cochez Seulement porté en compte, vous ne voyez plus les lignes nulles.
  • Si vous cochez Montrer comptes du dossier, ces comptes sont aussi visualisés dans la balance provisoire.

Icônes pour chaque compte

: consultez l'historique de toutes les actions sur ce compte (importation, écritures de journal).

: ajoutez une explication au compte. Vous pouvez choisir si vous voulez inclure cette information dans le rapport financier.

: ajoutez une annexe pour ce compte. Vous pouvez choisir si vous voulez inclure cette information dans le rapport financier. First Software sauvegardera une copie des annexes ajoutées, à part de l'original.

: ajoutez un état à ce compte. La gestion des états est disponible via le menu le nom de l'entreprise/Home > Etats.

Ecritures de journal

Dans chaque période, vous pouvez encoder un nombre illimité d'écritures. Ces écritures modifient la balance provisoire et donc aussi la déclaration, les comptes annuels et le rapport financier.

  1. Ouvrez un dossier et une période.
  2. Cliquez à droit sur la période actuelle et sélectionnez Ecritures de journal :



  3. Cliquez sur pour ajouter une nouvelle écriture. Vous recevez l'écran suivant :



  4. Choisissez la date et une description pour l'écriture. Le numérotage est fait automatiquement.
  5. Cliquez en haut sur pour ajouter une ligne à l'écriture. Vous pouvez ajouter un nombre illimité de lignes.
  6. Vous pouvez chercher le compte englobant ou le code du dossier pour effectuer l'écriture.
  7. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder l'écriture. Vous retournez dans l'aperçu des écritures.

Ecritures fiscales

Les écritures fiscales fonctionnent de la même manière que les écritures de journal. Ces écritures influencent seulement la déclaration.

Documents de période

Les documents de période vous permettent d'ajouter et de modifier des documents modèles pour un dossier et une période spécifiques.

Pour ce faire, cliquez sur les documents de période dans le coin supérieur droit:

Vous serez alors dirigé vers l'écran suivant :

  1. Cliquez sur . Vous recevrez l'écran suivant :


  2. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser comme base.
  3. Entrez un nom pour votre document de période.

  4. Choisissez d'ajouter une annexe ou de modifier le texte.

    Attention: Seuls les fichiers PDF seront imprimés dans le rapport financier.

  5. Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder votre travail.

Placer des documents modèles dans le rapport financier

Avant de pouvoir ajouter et modifier un document modèle à une période, il doit être créé et placé dans le rapport financier au niveau du schéma des comptes englobant.

Rédigez vers le nom de l'entreprise/Home > Schéma des comptes > Schéma englobant > Rapports financiers. Après avoir sélectionné un rapport financier, vous obtenez l'écran suivant :

Dans le troisième onglet, modèles de document, vous pouvez donner aux modèles de document une place dans le rapport financier. Pour ce faire, il suffit de les traînant de gauche à droite.

First Déclarations à l'Impôt

Le logiciel va récupérer autant d'information que possible de la balance provisoire. Pour créer une déclaration, vous pouvez suivre le démarche suivant:

  1. Ouvrez un dossier et une période.
  2. Cliquez à droit sur la période actuelle et sélectionnez First Déclarations à l'Impôt.



  3. Cliquez sur pour créer une nouvelle déclaration. Vous recevez l'écran suivant:



  4. Sélectionnez le protocole souhaité et cliquez sur Suivant. Vous recevez l'écran suivant (si vous avez déjà importé une déclaration) :



  5. Cochez Transférer les données d'une période précédente. Vous recevez un aperçu des déclarations. Sélectionnez la déclaration correcte et cliquez sur Suivant. Vous recevez l'écran suivant:



  6. Ici, vous pouvez choisir les formulaires qui doivent être repris. Cliquez sur Suivant et Terminer. La déclaration est affichée.

First Comptes Annuels

Pour établir les comptes annuels à base de la balance provisoire, vous pouvez suivre les étapes suivants :

  1. Ouvrez un dossier et une période.
  2. Cliquez à droit sur la période actuelle et sélectionnez First Comptes Annuels.



  3. Vous recevez l'écran suivant :



  4. Cliquez sur OK pour commencer l'exportation vers First Comptes Annuels. Vous entrez dans Windows Explorateur.
  5. Sélectionnez les fichiers de données dans lesquels les comptes annuels sont établis. S'il s'agit d'un nouveau dossier, vous pouvez créer un nouveau fichier. Vous devez seulement le sélectionner au début.
  6. First Comptes Annuels est démarré. Vous avez le choix de créer un nouveau rapport ou d'écraser un rapport existant.

Créer un rapport financier

Pour créer un rapport financier, vous devez suivre les étapes suivants:

  1. Ouvrez un dossier et une période.
  2. Cliquez à droit sur la période actuelle et sélectionnez Exporter rapport financier.



  3. Vous recevez l'écran suivant :

    Cliquez sur Suivant.

  4. Vous recevrez l'écran suivant :


  5. Sélectionnez le rapport financer que vous voulez exporter et déterminer les autres options. Si vous disposez d'une mise à page adaptée, vous pouvez le sélectionner comme Stylesheet.
  6. Cliquez sur OK pour créer le rapport financier.

Fermer période

Quand vous êtes prêt dans une période, vous pouvez la fermer. De cette manière, les données ne peuvent plus être modifiées et les chiffres seront disponibles dans la période suivante pour faire la comparaison.

  1. Ouvrez un dossier et une période.
  2. Cliquez à droit sur la période actuelle et sélectionnez Fermer période. Vous recevez l'écran suivant:



  3. Cliquez sur OK pour fermer la période.
  4. Vous pouvez rouvrir la période de la même manière.