Gebruik First Jaarrekeningen

Owned by Lysanne
Last updated: okt. 28, 2022
4 min read
https://youtu.be/ToXD8kxGlqM

Bestaande dossiers importeren (aanbevolen methode)

Start met het importeren van een jaarrekening van een vorige periode in First Software via het 'Home menu:

  • Download reeds ingediende documenten via de consult tool van de Nationale bank en lees deze in bij First Software via de knop ‘Importeer ingediende documenten’; of

  • Migreer bestanden van onze oude software First Jaarrekeningen (DF1 files) via de knop “Start migratie”.

Na het volgen van de import wizard worden de dossiers automatisch aangemaakt op basis van de gegevens in de jaarrekeningen. In het dossier worden tevens de periodes aangemaakt die betrekking hebben op de geïmporteerde jaarrekeningen en onder deze periode vindt u het jaarrekeningen document terug onder de sectie ‘Documenten’:

Om van start te gaan met het creëren van een nieuwe jaarrekening dient u een nieuwe periode aan te maken in het gewenste dossier. In het overzicht van de periode’s klikt u op de '+' knop bovenaan:

Het is belangrijk dat u al uw documenten in de juiste periode aanmaakt en de periodes op elkaar aansluiten. Bijvoorbeeld einde boekjaar 31/12/2022 en start vorlgende periode 01/01/2023. Dit is ook van belang bij een verlengd of een verkort boekjaar.

Zo blijft uw dossierstructuur overzichtelijk en kan de gegevensoverdracht tussen documenten uit een voorgaande periode vlot verlopen.

Maak vervolgens een nieuw document aan in de nieuwe periode:

Volg de stappen in de wizard en selecteer het schema van de jaarrekening:

U kan de gegevens van het vorige boekjaar reeds invullen door ‘gegevens over te nemen van een vorige periode’. In de wizard wordt de jaarrekening van de vorige (aansluitende) periode automatisch voorgesteld indien deze in hetzelfde schema is opgesteld als geselecteerd werd voor de huidige periode.

Na het aanmaken van het document kan u alsnog gegevens overnemen via het menu ‘meer’ en ‘periode overnemen’ te kiezen. U zal echter enkel documenten opgemaakt in het zefde schema kunnen selecteren:

Nadat de gegevens overgenomen zijn zal u zien dat alle gegevens van het voorgaande boekjaar overgenomen zijn, alsook identificatie gegevens, de bestuurders en commissarissen, aandeelhoudersstructuur, ... Alle ingevulde rubrieken komen in het vetgedrukt te staan in de inhoudstafel.

Importeren boekhoudkundige gegevens huidig boekjaar

U kunt ervoor kiezen om een proef- en saldibalans in te lezen in de jaarrekening. Deze proef- en saldibalans zal gekoppeld zijn aan deze periode van het dossier en hergebruikt kunnen worden in meerdere documenten in die periode (jaarrekening en belastingaangiften indien u over deze module beschikt).
Klik op het volgende icoon:

U kan rekeningen koppelen aan bepaalde codes van de jaarrekening via de import filters. Meer informatie over de importfilters kunt u onder https://firstsoftware.atlassian.net/wiki/spaces/HFSN/pages/169181202 terugvinden.

Wanneer u een proef- en saldibalans importeert in een document opent het import filter wizard zich automatisch om deze koppeling te maken. Achteraf kan u steeds wijzigingen aanbrengen via de knop (deze knop is enkel zichtbaar wanneer er een gekoppelde proef- en saldibalans is):

Eens u deze stappen hebt doorlopen kunt u de ontbrekende gegevens verder aanvullen.

Om een jaarrekening te finaliseren en klaar te maken voor neerlegging, moeten alle controles van de NBB worden opgelost. U kunt op elk moment de controles raadplegen door in de inhoudstafel de sectie ‘controles’ te selecteren:

  • Het scherm van de controles kan van plaats verschoven worden of op een ander scherm geplaatst worden door op het volgende icoon te klikken:

  • De controles worden real-time berekend, dit wilt zeggen dat ze onmiddelijk tevoorschijn komen en verdwijnen indien er gegevens in de jaarrekening worden aangepast.

  • Voor meer informatie m.b.t. de controles verwijzen we u graag naar onderstaande pagina: https://firstsoftware.atlassian.net/wiki/spaces/HFSN/pages/169246758

  • Eens de jaarrekening volledig is en de controles opgelost zijn kunt u de jaarrekening neerleggen. Dit kan zowel in PDF als Digitaal

    • PDF: Klik op het print icoontje vanboven op uw aangifte (let op: u dient uw aangifte ook af te ronden, zie https://firstsoftware.atlassian.net/wiki/spaces/HFSN/pages/181960869);

    • Digitale neerlegging: Klik op het icoon van de nationale bank, uw ZIP bestand met alle nodige gegevens zal worde opgeslagen. U kunt dit nu opladen op CBSO (filing-toepassing NBB):